Ak sa začínate topiť v mori súborov, dokumentov, lístkov, bločkov, tlačív a iných záznamov, kartotéka je pre vás ideálnym riešením. A to zďaleka neplatí len pre podnikateľov, takýto pomocník sa zíde i v každej väčšej domácnosti – veď na jedného jej člena už dnes musíte mať vyhradenú samostatnú zložku, inak by ste sa v tom množstve papierovačiek stratili. Základnou výhodou kartotéky je logické usporiadanie umiestnených dokumentov – či už podľa abecedy alebo oblasti, ktorej sa týkajú. Všetko, čo potrebujete, budete mať skutočne na dosah.

Aké dokumenty chcem skladovať a organizovať?

Ak podnikáte, je v prvom rade vhodné sa rozhodnúť, či potrebujete kartotéku alebo lístkovnicu. Základný rozdiel je v ich rozmeroch. Do lístkovnice formát A4 veru neumiestnite, za to sa skvelo hodí na skladovanie a organizovanie menších dokumentov o veľkosti od A5 a menších, teda na bločky, ústrižky a podobné dokumenty.

Koľko miesta mám k dispozícii a ako často chcem s dokumentmi pracovať?

V domácnosti, a zvyčajne aj vo firmách, však skôr využijete klasickú kartotéku. Vyberať môžete buď z  jednoradových kartoték, alebo z dvoj- a viac radových kartoték. Tu je rozdiel v tom, koľko majú vedľa seba zásuviek. Podľa toho, či budete dokumenty skladovať vertikálne alebo laterálne (do strany) potom rozoznávame vertikálne a laterálne kartotéky. Obe tieto možnosti do značnej miery závisia od toho, koľko máte na kartotéku miesta.

Jednoradové kartotéky sú viac používané a zvyčajne svojim užívateľom ponúkajú od dvoch do päť zásuviek. Ak ale potrebujete zásuviek viac, oplatí sa hľadať, lebo dozaista nájdete i priestrannejšiu kartotéku. Výhodou vertikálnych kartoték je, že zaberajú minimum miesta v pomere k tomu, koľko dokumentov sa v nich dá uskladniť. Na druhej strane prístupnosť takto uložených materiálov je výrazne horšia. Ak vyberáte kartotéku do kancelárie a plánujete v nej hľadať dokumenty každý deň, je vhodnejšie sa zamerať na nižšie kartotéky alebo nakúpiť viacero nízkych jednoradových kartoték, ktoré umiestnite vedľa seba. Ak aktuálne plánujete zariadenie domácej alebo pracovnej kancelárie, nezabudnite pri vyčleňovaní miesta na kartotéku zarátať do rozmerov aj vysunutie zásuvky.

Ako dlho má kartotéka vydržať? Nakoľko bude vyťažená a využívaná?

Keď ste sa už rozhodli, či potrebujete jedno- alebo viacradovú kartotéku, je vhodný čas si naplánovať, ako dlho má kartotéka vydržať. Podľa toho totiž budete vyberať materiál, z ktorého bude vyrobená. Na výber sú plastové, občas i drevené a časté sú kovové kartotéky, dostupné sú aj kartotéky z kombinovaných materiálov. Najobľúbenejšou voľbou je kov, keďže ten vydrží aj časté každodenné používanie a to najmä ak je obzvlášť nešetrné. Pravdaže, drevená kartotéka vyzerá skutočne luxusne. Ak ale potrebujete dokumenty vyťahovať, premiestňovať a využívať na každodennej báze a/alebo nemáte stopercentnú kontrolu nad tými, ktorí budú kartotéku používať, voľte radšej spoľahlivý kov, ktorý je najlepšou voľbou do rušnej kancelárie. Do domácej kancelárie, kde máte prístup len vy a vaša rodina, a kde nebudete so zásuvkami po celý deň trieskať, sa výborne hodia aj kartotéky z menej odolných materiálov.

Na čo ešte pozerať?

Nová kartotéka by mala byť bezpečná, ale takisto by mala pôsobiť robustným dojmom, v prípade kartotéky to určite nie je mínus. Nestabilné kartotéky môžu spadnúť na zamestnanca alebo svojho používateľa a spôsobiť zranenie, či dokonca smrť, keďže pri ich používaní dochádza k presúvaniu váhy ťažkých dokumentov.

Existuje takisto niekoľko špeciálnych vlastností, do ktorých sa v prípade kartoték oplatí investovať. Jednou z nich sú napríklad navzájom prepojené zásuvky – tie zabránia tomu, aby sa kartotéka prevažovala dopredu, ak otvoríte viacero zásuviek naraz. Je takisto viac než vhodné dôkladne skontrolovať plynulosť, s ktorou sa zásuvky dajú otvárať a zatvárať. Nezabudnite, že tento pohyb budú vykonávať aj niekoľkokrát do hodiny a pod ťarchou množstva dokumentov.

Ak máte v pláne do kartotéky umiestniť tajné dokumenty, vyberajte z drahších modelov s rozsiahlymi bezpečnostnými opatreniami. Pre bezpečnosť dokumentov sú tu aj špeciálne ohňovzdorné kartotéky, ktoré prežijú aj prípadný požiar.

Dobré rady na záver

• Plánujte. Dnes potrebujete zorganizovať 100 zložiek, zajtra to môže byť 150. Koľko dokumentov ste potrebovali uskladniť pred rokom? O koľko vaše potreby narástli? Zohľadnite nárast počtu dokumentov pri kúpe vhodnej kartotéky.
• Niekedy je dobré byť mobilný. A vtedy je vhodná kartotéka na kolieskach. Tieto kartotéky bývajú menšie a neuskladnia toľko dokumentov ako ich rozmernejší súrodenci, na druhej strane však maximálne uľahčia prácu s nimi.
• Pre efekt skúste sady. Niektoré kartotéky dnes vyrábajú tak, aby príjemne ladili s kancelárskym nábytkom či s inými kartotékami. Ak chcete pôsobiť luxusne, určite je vhodné poobzerať sa po takto predávaných kartotékach.